Kategorie: gelungene Veranstaltung

Begrüßungsreden werden oft unterschätzt. Vor allem darin, wie quälend eine schlechte Begrüßungsrede sein kann. Wie oft haben Sie z.B. schon einmal folgendes gehört?

Ein schlechtes Beispiel

„Guten Tag meine Damen und Herren. Schön, dass sie so zahlreich erschienen sind. Wir sind heute wieder hier in dieser xxxx um XXX. Bevor wir aber gleich zu XXX kommen, möchte ich unsere Gäste begrüßen.“  Es folgend zwei Minuten Namensliste.

So etwas ist L A N G W E I L I G – L I E B L O S – R U F S C H Ä D I G E N D **.

Eine Begrüßungsrede kann statt dessen eine bedeutsame Geste sein. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung. Dann wird die Begrüßungsrede zum Aushängeschild Ihrer Veranstaltung. Ob Lehrlingsversammlung, Ausstellungseröffnung oder Kundenveranstaltung – auch mit einer Begrüßungsrede kann man sein Publikum begeistern.*

So gelingt die moderne Begrüßungsrede

Moderne Begrüßungsreden sind individuell und persönlich. Dann beeindrucken sie nachhaltig: inhaltlich und menschlich. Versuchen Sie es einmal so:

1. Einstieg mit einer Geschichte, die an Punkt drei weitergeführt wird. Ebenfalls möglich: Ankedote, Rahmenerzählung.
2. Bgrüßung der Hauptperson = Ehrengast Nummer 1.
3. ggf. Vorstellung der eigenen Person (kurz!)
4. Weiterführung des unter eins begonnenen mit Einbettung der Begrüßung der anwesenden Honoratioren („Ehren“gäste). Dabei bilden Sie – wo immer passend – Gruppen, um Zeit bei der Vorstellung und beim Applaus zu sparen.
5. Einstimmung auf die Veranstaltung
6. Ausstieg / Anmoderation des nächsten Redners

Zu Beginn einer Veranstaltung ist das Publikum extrem aufmerkam. Diese kostbaren Momente sollte man nicht ungenutzt verstreichen lassen. Das Verlesen von Namenslisten zeugt von Lieblosigkeit und führt zu Langeweile. Das hier beschriebene, abweichende Vorgehen überrascht und unterhält. Es bietet so die besten Chancen, Sie als gute Redner*in bekannt zu machen.

Wie lange dauert eine Begrüßungsrede?

Eine Begrüßungsrede sollte nicht länger als fünf Minuten dauern. Versuchen Sie gern kürzer zu bleiben, aber hetzen Sie sich nicht. Es braucht Zeit, die Dinge richtig zu machen.

Warum hält man eine Begrüßungsrede?

Mit einer Begrüßungsrede bringen Sie Ihren Gästen Wertschätzung entgegen. Außerdem können Sie so die Wertigkeit Ihrer Veranstaltung betonen. Autorität speist sich unter anderem aus der Nähe zu wichtigen Personen. Zeigen Sie, was Sie zu bieten haben.

Wann sollten Sie die Teilnehmer*innen und Gäste begrüßen?

Die Begrüßungsrede gehört an den Anfang der Veranstaltung. Sie ist immer die erste Rede des Tages. Wenn Sie zu einer fixen Uhrzeit eingeladen haben, ist nicht mehr als 15 Minuten später oder wenn alle Ihren Platz gefunden haben, der richtige Zeitpunkt gekommen. Falls Sie in Ihrer Einladung davon gesprochen haben, dass Sie sich „ab X Uhr“ auf Ihre Gäste freuen, warten Sie etwas länger. Oft lässt sich dann die Begrüßungsrede mit der Eröffnung des Buffets verbinden.

Wie beginnt man eine Begrüßungsrede?

Wie jede andere Rede auch beginnt eine Begrüßungsrede mit einer gelungenen Einleitung. Beginnen Sie nicht gleich mit der Nennung einzelner Gästenamen. Der Redeeinstieg ist auch bei der Begrüßungsrede wichtig. Erst, wenn der Einstieg geglückt ist, ist der richtige Zeitpunkt für die Begrüßung gekommen. Machen Sie uns erst den Mund wässrig und handeln Sie dann die Pflichtpunkte ab.

Wen sollten Sie begrüßen?

Jede Veranstaltung und Feier hat Teilnehmer*innen, Gäste, Beteiligte und Ehrengäste.

• Teilnehmer werden ganz allgemein mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder einer Entsprechung begrüßt.
• Gäste können ebenso begrüßt werden, wenn es sich nicht um wichtige Personen oder offizielle Abgesandte handelt. Diese – wie auch besonders weit angereiste Gäste – werden wie Ehrengäste behandelt.
• Redner und andere Personen, die einen Beitrag bei der Veranstaltung leisten, werden bei der Anmoderation Ihres Beitrages begrüßt. Sie müssen nicht zusätzlich schon bei der Begrüßung angesprochen werden. Es sei denn, Sie möchten das Interesse der Zuhörer bereits vorab wecken.
• Ehrengäste sollten mit Namen und gegebenenfalls Funktion begrüßt werden. Wenn Sie der Nennung des Namens eine kleine Vorstellung oder ein persönliches Wort hinzufügen, ist es für den Gast und die anderen Zuhörer*innen viel lohnender. Sorgen Sie dafür, dass die Begrüßung nicht langweilig wird. Nutzen Sie die Begrüßung aktiv, um sich selbst und Ihr Anliegen ins richtige Licht zu rücken

Der Ehrengast

Der Ehrengast ist ein Ehrengast, weil seine Anwesenheit eine Ehre für Sie ist bzw. er mit der Veranstaltung geehrt werden soll. Für ihn ist es eine (vielleicht sogar lästige) Pflicht. Machen Sie ihm oder Ihr die Sache mit einer ausgefeilten Begrüßung angenehm. Ehrengäste wären keine Ehrengäste, wenn sie es nicht verdient hätten oder es sich noch verdienen könnten. Begrüßen Sie typischerweise lieber einen Gast mehr als einen weniger.

Für machen Ehrengast lohnt sich sein Kommen nur, wenn er begrüßt wird. Außerdem bringt ein Ehrengast Glanz in Ihre Veranstaltung. Nicht zuletzt könnte es sich in der Zukunft auszahlen, sich den Ehrengast gewogen zu machen.

Beispiele für gelungene Begrüßungen

„Ich begrüße die Inhaberin von Spiele-Maier, Frau Maier, die uns mit Ihrer großzügigen Spende den Ausflug nach Potsdam ermöglicht hat.“ – Wird so nicht die nächste Spende gleich viel wahrscheinlicher?

„Herzlich willkommen heiße ich Direktor Maier: Er hat bereits vor fünf Jahren vohergesagt, was heute endlich zum Abschluß kommt.“ – Wetten, dass er sich an diese Begrüßung gern erinnern wird?

Denken Sie sich gern etwas anderes aus, um die normalen Gäste zu begrüßen. „Liebe Parteifreundinnen und Parteifreunde“, „Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ sind genauso langeweilig wie „verehrte Kolleginnen und Kollegen“. Wie wäre einmal mit „Liebe Heldinnen und Helden der Buchhaltung“?

Meine Geschichte

Als Abgeordnete war ich natürlich oft im Wahlkreis untewegs. Oft genug wurde ich damals bei Veranstaltungen nicht offiziell begrüßt. Deshalb wusste dann kaum jemand, dass ich da war. Denn seien wir ehrlich: Würden Sie Ihre Abgeordnete auf der Straße erkennen? Nicht begrüßt zu werden, war eine sehr frustrierende Erfahrung für mich. Nicht, weil ich so besonders eitel bin, sondern weil es mir meinen Job so schwer gemacht hat.

Mit Mitte Dreißig ging ich nicht nicht zum Altenkaffee, um mich zu amüsieren. Ich ging nur dorthin, damit mich meine Wähler*innen treffen konnten. Und damit meine Parteikolleg*innen mich sahen. Wenn ich nicht begrüßt wurde, dann hatte sich der Termin eher nicht gelohnt. Also: Wichtige Gäste, Menschen, von denen man etwas erwartet, Menschen, die kommen, um Ihnen einen Gefallen zu tun, müssen begrüßt werden.

Extra-Tipp

Wenn es ein Journalist*in zu Ihrer Veranstaltung geschafft hat, sollten Sie darüber nachdenken, ihn zu begrüßen. Das passiert viel zu selten. Es wird darum als echte Geste begriffen.

Wie sieht die richtige Reihenfolge bei der Begrüßung aus?

Eigentlich ist es ganz einfach. Bitte begrüßen Sie den für Ihre Veranstaltung wichtigsten Gast als ersten. Danach die anderen (Ehren-)Gäste in absteigender Reihenfolge. Die Reihenfolge wird durch die Rangordnung unter den Beteiligten bestimmt.

Zeit sparen

Wenn Sie – wie z. B. beim Neujahresempfang – extrem viele Gäste begrüßen müssen, bilden Sie bitte Gruppen. „Ich freue mich, dass so viele Abgesandte unserer Partnergemeinden mit uns feiern: Herr X, Leiter des Kunstamts aus Berlin-Neukölln, Frau Y, die Stadtkämmerin X aus Wesel und Frau Z, Bibliotheksleiterin aus Xanten.“

Achten Sie darauf, innerhalb jeder Gruppe die immer gleiche Reihenfolge (im obigen Beispiel alphabetisch nach Ortsnamen) zu nutzen. Dann machen Sie sich mit diesem Vorgehen niemandem zum Feind und alle sind froh, dass es schneller geht.

Offizielle Rangordnungen

Das Bundesministerium des Inneren stellt keine protokollarische Rangordnung mehr zur Verfügung. Ganz früher konnte man dort lange Listen einsehen. Die offizielle Begründung lautet, dass Ranglisten von Anlass zu Anlass variiert werden müssten. Das ist grundätzlich richtig. Je nach Anlass ist die eine oder die andere Gruppe wichtiger. Das war allerdings schon immer so. Es scheint, dass man den Diskussionen um die Einstufungen entgehen möchte. Man möchte wahrscheinlich nicht erklären müssen, ob und wann der Chef von Amnesty International vor dem Präsidenten des Deutschen Industrie- und Handelstages geführt wird.

Von Anlass zu Anlass unterschiedlich

Sie müssen also Ihre eigene protokollarische Rangliste erstellen. Eine Aufgabe, die Kopfschmerzen bereiten kann. Je nachdem ist mal der Eine und mal die Andere „schutzbedürftiger“, „wichtiger, „wertvoller“.

Ich bin mir trotzdem sicher, dass es verschiedene Ranglisten gibt, weil man nicht jede Entscheidung immer wieder neu wird treffen wollen. Die jüngste „offizielle“ und veröffentlichte Liste, die ich finden konnte, ist die

Rangfolgeliste der Thüringer Staatskanzlei von 1992***:

• „Ministerpräsident
• Landtagspräsident
• Präsident des Landesverfassungsgerichts
• die Erzbischöfe, Landesbischöfe, Bischöfe, Landessuperintendenten, Landesrabbiner
• der Stellvertretende Ministerpräsident
• die Landesminister in der bei ihrer Ernennung festgelegten Reihenfolge
• die Vorsitzenden der Fraktionen des Landtags nach der Fraktionsstärke
• die Vorsitzenden der im Landtag vertretenen Parteien nach der Fraktionsstärke der Parteien
• die Vorsitzenden der Ausschüsse des Landtags
• die Abgeordneten des Landtags
• die Staatssekretäre
• Repräsentanten der kommunalen Spitzenverbände.
• Die Abgeordneten des Deutschen Bundestages und des Europäischen Parlamentes sind an geeigneter Stelle, im gleichen Rang wie die Abgeordneten des Landtags, einzuordnen.
• Persönlichkeiten aus anderen Bereichen (Künstler, Wissenschaftler, Sportler, etc.) sind gegebenenfalls als Ehrengäste zu platzieren.

Die Landesregierung empfiehlt auch anderen Veranstaltern diese Reihenfolge. Sie legt ihnen dabei stets ein hohes Maß an Flexibilität und die Anpassung an den jeweiligen Anlaß nahe.“ ***

Wo man außerdem Informationen findet

Die Bundesregierung klärt ein paar Fragen So z. B die Rangfolge der Vertreter der Verfassungsorgane. Die Dienstaltersliste der Bundesminister und Länderparlamentspräsidenten und weitere Zusammenstellungen finden Sie hier. Es ist übrigens keinesfalls so, dass kommunalen Organe immer den Bundesorganen den Vorrang lassen müssen. Jede Ebene muss berücksichtigt werden. Der Bund vertritt nicht automatisch alle anderen Ebenen.

Für die Leiter der diplomatischen Vertretungen in Deutschland legt das Auswärtige Amt eine (verbindliche) Rangfolgeliste vor. Die Vertreter*in des heiligen Stuhls steht immer auf Platz 1. Die weiteren Diplomaten werden auf der sogenannten Anciennitätenliste nach dem Datum der Akkreditierung gereiht.

Wenn Sie sich gar nicht entscheiden können, ob der Kardinal vor oder nach der Oberbürgermeisterin der Nachbarstadt genannt werden muss, dann fragen Sie doch mal nach. Wenden Sie sich z.B. an das Protokoll des Bundesministeriums des Inneren oder des Bundestagspräsidenten. Auch jedes Bundesland, die meisten Städte über 500.000 Einwohner und viele große, mulinationale Unternehmen besitzen eigene Protokolabteilungen. Wahrscheinlich hilft man Ihnen gern. Scheuen Sie sich also nicht, um Hilfe zu bitten.

Wie man eine eigene Rangliste aufstellt

Ranglisten ergeben sich aus der Rangordnung zwischen den Anwesenden.

Zuerst kommen immer die Ehrengäste und dann gestaffelt alle anderen, die begrüßt werden sollen. Ehrengast sind die, die gefeiert werden / die, deren Werke ausgestellt werden / die Hausherr*innen / vielleicht auch die, die bezahlen. (Wenn Sie nicht der Gastgeber sind.) Überlegens Sie sich gut, wen Sie begrüßen möchten Zuviel ist zuviel. Hier nun die vier grundlegenden Regeln, die dabei helfen können Ranglisten aufzustellen.

1. Schutzbedürfnis
2. Verfassungsgemäßer Rang
3. Direkt gewählt oder „nur“ ein Amtsinhaber. (Wenn alle Macht vom Volk ausgeht, dann müssen dessen Repräsentanten vorn stehen.)
4. Hirarchie – Chef vor dem Untergebenen.

Schutzbedürfnis

Das Schutzbedürfnis kann man anhand der folgenden drei Kriterien einschätzen.

1. Fremde, (weitgereiste) Gäste und Neuankömmlinge vor Einheimischen und Etablierten
2. alt vor jung
3. Damen vor Herren (Dieser Grundsatz tritt heute mehr und mehr zurück. Im Job geht die Hirarchie immer vor!)

Hirachie

Hier gilt: Bei ansonsten gleichem Rang entscheidet das Amts- (Dienst-) alter. Kann das nicht genutzt werden, wählen Sie „einfach“ aus, ob das Alphabet oder das Geschlecht entschieden soll. Dann bitte Frauen (=Damen) vor Männern (=Herren). Sie könnten aber auch die weiteste Anreise als Kriterium festlegen. Wichtig ist, dass Sie eine einmal getroffene Entscheidung grundsätzlich, d.h. für alle Teile Rangliste geichmäßig beibehalten.

Begleiter*innen

Begleiter*innen teilen den Rang Ihrer Partner*innen. Sie werden an zweiter Stelle nach ihnen begrüßt. „Frau Dr. Maier und Gatte“. Oft lässt man die Begrüßung auch entfallen. Entscheiden Sie sich für eine Methode und bleiben sie konsequent.

Weitere Regeln und Sonderfälle

Der wichtigste Ehrengast: Die Hauptperson des Abend wie z.B. Künstler*inen, deren Bilder ausgestellt werden. Wenn der Abend einen bestimmten Menschen ehren soll – dann gehen dieser allen anderen vor. Vorrang hätte dann nur noch die Bundespräsident*in, die Vertreter*in aller Bürger oder eine ausländischer Botschafter oder König*in.

Enge vor entfernter Verbindung zum Anlass: Die nahen Weggefährten des Jubilars z. B. sind höher einzuschätzen als die „normalen“ Ehrengäste.

Wenn die erste Bürger*in Ihrer Stadt – die Oberbürgermeister*in (Bürgermeister*in, Landrät*in) – anwesend ist, wird sie als erstes (nach dem wichtigsten Ehrengast) begrüßt. Sie vertritt alle Bürger. Ihr gehen nur höhste ausländische Würdentäger vor.

Wie können Sie wissen, ob Sie die die richtige Rangfolge aufgestellt haben?

Ob Sie es richtig gemacht haben, ist nicht immer ganz einfach zu beantworten. Die entscheidende Testfrage ist: Könnte ein Gast beleidigt sein? Legen Sie Ihre Rangliste abschließend Anderen, deren Urteil Sie vertrauen, vor. So kommt man meist zu guten Ergebnissen.

Ein paar Praxisbeispiele finden sich hier.

Wer hält die Begrüßungsrede?

Die Begrüßungsrede hält immer die Gastgeber*in. Diese Pflicht können Sie nicht delegieren. Aber Sie können sich dabei helfen lassen.

Wie kann man Ihnen zuarbeiten?

Nach dem Verschicken der Einladungen

• Einladungsliste in eine Rangordnung umwandeln.
• Absagen aus der Liste streichen – oder den Ersatz einfügen.
• Markieren der zu begrüßenden Personen auf der Rangliste.
• Rangordnung und Begrüßungsbedarf nachprüfen lassen.
• Markieren Sie alle Personen, die begrüßt werden sollen und zu denen Sie mehr Informationen brauchen. Lassen Sie sich die Leerstellen auffüllen.

Am Tag der Veranstaltung – Wenn Sie es perfekt machen wollen

Platzieren Sie am Tag der Veranstaltung an allen Eingängen Kontrollpunkte Hier wird vermerkt, wer gekommen ist. Es ist recht peinlich, jemanden zu begrüßen, der nicht da ist. Noch peinlicher ist es, wenn jemand wirklich wichtiges überraschend kommt und dann nicht begrüßt wird.

Die Kontrollpunkte werden darum am besten immer mit zwei Personen besetzt. Mindestens eine dieser Personen sollte mit dem Kreis der Eingeladenen vertraut sein. An den Kontrollpunkten werden alle Ankommenden im Namen des Veranstalters begrüßt.

Bevor es losgeht, erhält die Gastgeber*in den aktuellen Stand und kann so die Begrüßungsrede gegebenenfalls anpassen.

Wann ist eine Begrüßungsrede nicht angemessen?

Bitte planen Sie keine Begrüßungsrede für Trauerfeiern, Beerdigungen oder Gedenkfeiern ein. Zu einem traurigen Anlass kann man niemanden voller Schwung willkommen heissen.

Falls Sie es für angemessen halten, können Sie eventuell anwesende Ehrengäste in der Hauptrede ansprechen. Auch das gibt Ihnen die Möglicheit sich für das Kommen und die gezeigte Anteilnahme zu bedanken.

Vielleicht wollen Sie z.B. die Trauernden trösten. Dann dürfen Sie sie dazu natürlich direkt ansprechen.

Und wenn ein Fehler gemacht wurde?

Es wurde vergessen einen wichtigen Gast zu begrüßen? Holen Sie es einfach nach. Dazu findet sich immer eine Gelegenheit. Sagen Sie nicht, dass Sie den Gast vergessen haben. Warten Sie nicht bis zum Abschluss der Veranstaltung.

Jemand ärgert über seine Einstufung auf der Rangliste? Eine Entschuldigung tut nicht weh und kostet nichts. Wem die Rangordnung so wichtig ist, dass er sich selbst beschwert, der hat eine Entschuldigung verdient. In jedem Fall. (Auch wenn wir selbst denken, dass die Beschwerde unberechtigt ist. In diesen Dingen hat jeder seine eigene Wahrheit.)

* Gern helfe ich Ihnen dabei, mit Ihrer Begrüßungsrede wesentlich zum Gelingen der Veranstaltung beizutragen.

** Die einzigen, die zahlreich erscheinen können, sind Schwangere und Menschen mit multiplen oder gespaltenen Persönlichkeiten … Wer zu einem Ort oder einer Veranstaltung gegangen ist und dann nicht weiß, wo er ist, braucht wahrscheinlich Hilfe.

*** Antwort des Chefs der Thüringer Staatskanzlei auf eine Kleine Anfrage mit Schreiben vom 7. September 1992. Zitiert nach Jura Magazin: JuraMagazin Verein, Schabergstr. 6, 58095 Hagen – Email:post(at)juramagazin(.)de Webseite: www.juramagazin.de mit Status am 28.5.2019: http://www.juramagazin.de/184871.html