Die Begrüßungsrede

Begrüßungsreden werden oft unterschätzt. Vor allem darin, wie quälend eine schlechte Begrüßungsrede sein kann. Wie oft haben Sie z.B. schon einmal folgendes gehört? „Guten Tag meine Damen und Herren. Schön, dass sie so zahlreich erschienen sind. Bevor wir gleich zum Thema kommen, möchte ich unsere Gäste begrüßen.“  Es folgend zwei Minuten Namensliste.
L  a  n  g  w  e  i  l  i  g

Viele Zuhörer schalten bei solchen Worten zu Recht sofort ab. Warum um Himmels willen sollte man sich solch lieblose Dummheiten anhören? Fast niemand kann zahlreich zu einer Veranstaltung kommen.* Wer weder weiss wo er ist, noch warum er dort ist, braucht wahrscheinlich dringend Hilfe.

Eine Begrüßungsrede kann aber auch eine bedeutsame Geste sein. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für Ihre Gäste. Dann wird die Begrüßungsrede zum Aushängeschild Ihrer Veranstaltung. Ob Lehrlingsversammlung, Ausstellungseröffnung oder Kundenveranstaltung auch mit einer Begrüßungsrede kann man sein Publikum begeistern.

So gelingt die moderne Begrüßungsrede

Moderne Begrüßungsreden sind individuell und persönlich. Dann beeindrucken sie nachhaltig: inhaltlich und menschlich. Versuchen Sie es einmal so:

  1. Einstieg in die an Punkt drei weiterzuführende Geschichte / Ankedote / Rahmenerzählung
  2. Anrede („Sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrte X (=Hauptperson des Tages)
  3. Vorstellung der eigenen Person (kurz!)
  4. Weiterführung des unter eins begonnenen mit Einbettung der Begrüßung der anwesenden Honoratioren („Ehren“gäste). Dabei bilden Sie wo immer passend Gruppen, um Zeit bei der Vorstellung und beim Applaus zu sparen.
  5. Einstimmung auf die Veranstaltung
  6. Ausstieg / Anmoderation des nächsten Redners

Zu Beginn einer Veranstaltung ist das Publikum extrem aufmerkam. Diese kostbaren Momente sollte man nicht ungenutzt verstreichen lassen. Das Verlesen von Namenslisten zeugt von Lieblosigkeit und führt zu Langeweile. Das hier beschriebene abweichende Vorgehen überrascht und unterhält und bietet so die besten Chancen, Sie als guten Redner*in bekannt zu machen.

Wie lange dauert eine Begrüßungsrede?

Eine Begrüßungsrede sollte nicht länger als fünf Minuten dauern. Versuchen Sie gern kürzer zu bleiben, aber hetzen Sie sich nicht. Es braucht Zeit, die Dinge richtig zu machen.

Warum hält man eine Begrüßungsrede?

Die Begrüßungsrede ist eine Möglichkeit Ihren Gästen Wertschätzung entgegen zu bringen. Ausserdem können Sie so die Wertigkeit Ihrer Veranstaltung betonen. Autorität speisst sich unter anderem aus der Nähe zu wichtigen Personen. Zeigen Sie, was Sie zu bieten haben.

Wann sollten Sie die Teilnehmer*innen und Gäste begrüßen?

Die Begrüßungsrede gehört an den Anfang der Veranstaltung. Sie ist immer die erste Rede des Tages. Wenn Sie zu einer fixen Uhrzeit eingeladen haben, ist nicht mehr als 15 Minuten später oder wenn alle Ihren Platz gefunden haben, der richtige Zeitpunkt gekommen. Wenn Sie in Ihrer Einladung davon gesprochen haben, dass Sie sich „ab X Uhr“ auf Ihre Göste freuen, warten Sie etwas länger. Oft lässt sich dann die Begrüßungsrede mit der Eröffnung des Buffets verbinden.

Wie beginnt man eine Begrüßungsrede?

Wie jede andere Rede auch beginnt eine Begrüßungsrede mit einer gelungenen Einleitung. Beginnen Sie nicht gleich mit der Nennung einzelner Gästenamen. Der Redeeinstieg ist auch bei der Begrüßungsrede wichtig. Erst, wenn der Einstieg geglückt ist, ist der richtige Zeitpunkt für die Begrüßung. Machen Sie uns erst den Mund wässrig und handeln Sie dann die Pflichtpunkte ab.

Wen sollten Sie begrüßen?

.Jede Veranstaltung und Feier kennt Teilnehmer*innen, Gäste, Beteiligte und Ehrengäste.

  • Teilnehmer werden ganz allgemein mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder einer Entsprechung begrüßt.
  • Gäste können ebenso begrüßt werden, wenn es sich nicht um wichtige Personen oder offizielle Abgesandte handelt. Diese – wie auch besonders weit angereiste Gäste – werden wie Ehrengäste behandelt.
  • Redner und andere Personen, die einen Beitrag bei der Veranstaltung leisten, werden mit der Anmoderation Ihres Beitrages begrüßt. Sie müssen nicht zusätzlich schon bei der Begrüßung angesprochen werden.
  • Ehrengäste sollten mit Namen und gegebenenfalls Funktion begrüßt werden. Wenn Sie der Nennung des Namens eine kleine Vorstellung oder ein persönliches Wort hinzufügen, ist es für den Gast und die anderen Zuhörer*innen viel lohnender. Sorgen Sie dafür, dass die Begrüßung nicht langweilig wird. Nutzen Sie die Begrüßung aktiv, um sich selbst und Ihr Anliegen ins richtige Licht zu rücken.

Der Ehrengast

Der Ehrengast ist ein Ehrengast, weil seine Anwesenheit eine Ehre für Sie ist bzw. er mit der Veranstaltung geehrt werden soll. Für ihn ist es eine (vielleicht sogar lästige) Pflicht. Machen Sie ihm oder Ihr die Sache mit einer ausgefeilten Begrüßung angenehm. Ehrengäste wären keine Ehrengäste, wenn sie es nicht verdient hätten oder es sich noch verdienen könnten. Begrüßen Sie typischerweise lieber einen Gast mehr als einen weniger.

Für machen Ehrengast lohnt sich sein Kommen nur, wenn er begrüßt wird. Ausserdem bringt ein Ehrengast Glanz in Ihre Veranstaltung. Nicht zuletzt könnte es sich in der Zukunft auszahlen, sich den Ehrengast gewogen zu machen.

Beispiele für gelungene Begrüßungen

„Ich begrüße ausserdem die Inhaberin von Spiele-Maier, Frau Maier, die uns mit Ihrer großzügigen Spende den Ausflug nach Potsdam ermöglicht hat.“ – Wird so nicht die nächste Spende gleich viel wahrscheinlicher? „Herzlich willkommen heiße ich Direktor Maier: Er hat bereits vor fünf Jahren vohergesagt, was heute endlich zum Abschluß kommt.“ – Wetten, dass er sich an diese Begrüßung gern erinnern wird?

Meine Geschichte

Als Abgeordnete war ich natürlich oft bei Terminen im Wahlkreis. Oft genug wurde dann ich nicht offiziell begrüßt. Deshalb wusste kaum jemand, dass ich da war. Würden Sie Ihre Abgeordnete auf der Straße erkennen? Nicht begrüßt zu werden, war eine sehr frustrierende Erfahrung für mich. Nicht, weil ich so besonders eitel bin, sondern weil es mir meinen Job so schwer gemacht hat.

Mit Mitte Dreissig ging ich nicht nicht zum Altenkaffee, um mich zu amüsieren. Ich ging ausschließlich dorthin, damit mich meine WählerInnen treffen konnten. Und damit meine Parteikollegen mich sahen. Wenn ich dann nicht begrüßt wurde, dann hatte sich der Termin eher nicht gelohnt. Also: Wichtige Gäste, Menschen, von denen man etwas erwartet, Menschen, die kommen, um Ihnen einen Gefallen zu tun, müssen begrüßt werden.

In welcher Reihenfolge werden die Gäste begrüßt?

Bitte begrüßen Sie den ranghöchsten Gast als ersten. Alle anderen folgen entsprechend geordnet. Nur: Wer ist der/die Ranghöchste?

Das Bundesministerium des Inneren stellt keine Rangordnung mehr zur Verfügung. Die offizielle Begründung lautet, dass Ranglisten von Anlass zu Anlass variiert werden müssen. Das war immer schon so. Es scheint, dass man den Diskussionen um die Einstufungen entgehen möchte. Was sicher auch nicht ganz falsch ist.

Ich bin mir trotzdem sicher, dass es verschiedene Ranglisten gibt, weil man nicht jede Entscheidung immer wieder neu treffen wollen wird. Man möchte aber vielleicht nicht erklären müssen, ob und wann der Chef von Amnesty International vor dem Präsidenten des Deutschen Industrie- und Handelstages geführt wird.

Sie müssen also Ihre eigene Rangliste erstellen. Eine Aufgabe, die durchaus Kopfschmerzen bereiten kann. Wenn Sie wissen möchten, ob Sie es richtig gemacht haben, fragen Sie sich immer, ob ein Gast beleidigt sein könnte. Legen Sie Ihre Rangliste abschließend einigen Vertrauten, die schon länger dabei sind vor. So kommt man meist zu guten Ergebnissen.

Wie man eine Rangliste aufstellt

Ranglisten ergeben sich aus der Rangordnung zwischen den Anwesenden. Hier die grundlegenden Regeln, die dabei helfen können Ranglisten aufzustellen:

  1. Schutzbedürfnis
  2. Hirarchie – darum kommt der Chef vor dem Untergebenen.
  3. Verfassungsgemäßer Rang
  4. Direkt gewählt oder „nur“ ein Amtsinhaber. (Wenn alle Macht vom Volk ausgeht, dann müssen dessen Repräsentanten vorn stehen.)

Das Schutzbedürfnis kann man anhand der folgenden Kriterien einschätzen.

  1. alt vor jung
  2. Fremde und Neuankömmlinge vor Einheimischen und Etablierten
  3. Damen vor Herren (Dieser Grundsatz tritt heute mehr und mehr zurück. Im Job geht die Hirarchie immer vor!)

Begleiter*innen teilen den Rang Ihrer Männer, werden aber an zweiter Stelle nach ihnen begrüßt. „Frau Dr. Maier und Gatte“.

Bei ansonsten gleichem Rang entscheidet das Amtsalter. Kann das nicht genutzt werden, wählen Sie „einfach“ aus. ob das Alphabet oder das Geschlecht (dann bitte Frauen (=Damen) vor Männern), vielleicht aber auch die weiteste Anreise entscheiden soll. Wichtig ist, dass Sie eine einmal getroffene Entscheidung grundsätzlich, d.h. für die gesamte Rangliste beibehalten.

Von Anlass zu Anlass unterschiedlich

Tatsächlich musste die Rangordnung immer schon von Anlass zu Anlass angepasst werden. Je nachdem ist mal der Eine und mal die Andere „schutzbedürftiger“, wichtiger, „wertvoller“.

Wenn Sie sich gar nicht entscheiden können, ob der Kardinal vor oder nach der Oberbürgermeisterin genannt werden muss, dann können Sie sich ja trotzdem einmal an das Protokoll des Bundesministeriums des Inneren oder des Bundestagspräsidenten wenden. Wahrscheinlich hilft man Ihnen bei so ungewöhnlichen Fragen gern.

Zeit sparen

Wenn Sie extrem viele Gäste begrüßen müssen, bilden Sie bitte Gruppen. „Ich freue mich, dass so viele Abgesandte unserer Partnergemeinden mit uns feiern: IHK Vorsitzender A aus Berlin, Stadtkämmerin X aus Wesel und Bibliotheksleiterin Z aus Xanten.“

Achten Sie darauf, inerhalb jede Gruppe die immer gleiche Reihenfolge (im obigen Beispiel alphabetisch nach Ortsnamen) zu nutzen, dann machen Sie sich mit diesem Vorgehen niemandem zum Feind und alle sind froh, dass es schneller geht.

Wer hält die Begrüßungsrede?

Die Begrüßungsrede hält immer der Gastgeber. Diese Pflicht können Sie nicht delegieren. Aber lassen Sie können sich dabei helfen lassen.

Wie kann man Ihnen zuarbeiten?

Direkt nach dem Verschicken der Einladungen

  • (Lassen) Bringen Sie die Personen auf der Liste in eine Rangordnung.
  • Markieren Sie auf der entstandenen Rangliste die zu begrüßenden Personen.
  • Lassen Sie Rangordnung und Begrüßungsbedarf überprüfen.
  • Markieren Sie alle Personen, die begrüßt werden sollen und zu denen Sie mehr Informationen brauchen. Lassen Sie sich die Leerstellen auffüllen.

Am Tag der Veranstaltung

Platzieren Sie am Tag der Veranstaltung an allen Eingängen Kontrollpunkte, an denen abgehakt wird, wer gekommen ist. Es ist recht peinlich, jemanden zu begrüßen, der nicht da ist. Noch peinlicher ist es, wenn jemand wirklich wichtiges überraschend kommt und dann nicht begrüßt wird.

Die Kontrollpunkte werden darum am besten immer mit zwei Personen besetzt. Mindestens eine dieser Personen sollte mit dem Kreis der Eingeladenen vertraut sein. An den Kontrollpunkten werden alle Ankommenden im Namen des Veranstalters begrüßt.

Bevor es los geht erhält der Gastgeber den aktuellen Stand und kann so seine Rede gegebenenfalls anpassen.

Wann ist eine Begrüßungsrede nicht angemessen?

Bitte planen Sie keine Begrüßungsrede für Trauerfeiern, Beerdigungen oder Gedenkfeiern ein. Zu einem traurigen Anlass kann man niemanden voller Schwung willkommen heissen.

Falls Sie es für angemessen halten, können Sie eventuell anwesende Ehrengäste in der Hauptrede ansprechen. Auch das gibt Ihnen die Möglicheit sich für das Kommen und die gezeigte Anteilnahme zu bedanken.

Vielleicht wollen Sie z.B. auch die Trauernden trösten. Dann dürfen Sie sie dazu natürlich direkt ansprechen.

Und wenn Sie einen Fehler gemacht haben?

Falls vergessen wurde, einen wichtigen Gast zu begrüßen, holen Sie es einfach nach. Dazu findet sich immer  eine Gelegenheit. Sagen Sie nicht, dass Sie den Gast vergessen haben. Warten Sie nicht bis zum Abschluss der Veranstaltung.

Ist jemand über seine Einstufung auf der Rangliste verärgert, tut eine Entschuldigung nicht weh und kostet nichts. Wem die Rangordnung so wichtig ist, dass er sich selbst beschwert, der hat eine Entschuldigung verdient. In jedem Fall. (Auch wenn wir selbst denken, dass die Beschwerde unberechtigt ist. In diesen Dingen hat jeder seine eigene Wahrheit.)

*Die einzigen, die zahlreich erscheinen können, sind Schwangere und Menschen mit multiplen oder gespaltenen Persönlichkeiten …

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