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Die Begrüßungsrede

Was macht eine gelungene Begrüßung aus und wer wird wann begrüßt?

Eine Begrüßungsrede kann eine bedeutsame Geste sein. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung. Dann wird die Begrüßungsrede zum Aushängeschild Ihrer Veranstaltung. Ob Lehrlingsversammlung, Ausstellungseröffnung oder Kundenveranstaltung – gerade mit einer Begrüßungsrede kann man sein Publikum begeistern.*

Ein schlechtes Beispiel

Begrüßungsreden werden oft in ihrem Potential, die Veranstaltung zu sabotieren und die ZuhörerInnen zu quälen, unterschätzt. Wie oft haben Sie z.B. schon einmal folgendes gehört?

„Guten Tag meine Damen und Herren. Schön, dass sie so zahlreich erschienen sind. Wir sind heute wieder hier in dieser xxxx um XXX. Bevor wir aber gleich zu XXX kommen, möchte ich unsere Gäste begrüßen.“  Es folgend zwei Minuten Namensliste.

So etwas ist L A N G W E I L I G – L I E B L O S – R U F S C H Ä D I G E N D **.

So gelingt die moderne Begrüßungsrede

Moderne Begrüßungsreden sind individuell und persönlich. Dann beeindrucken sie nachhaltig: inhaltlich und menschlich. Versuchen Sie es einmal so:

  1. Einstieg mit einer Geschichte, die an Punkt drei weitergeführt wird. Ebenfalls möglich: Ankedote, Rahmenerzählung.
  2. Begrüßung der Hauptperson bzw. Ehrengast Nummer 1.
  3. ggf. Vorstellung der eigenen Person (kurz!)
  4. Weiterführung des unter eins begonnenen mit Einbettung der Begrüßung der anwesenden Honoratioren („Ehren“gäste). Dabei bilden Sie – wo immer passend – Gruppen, um Zeit bei der Vorstellung und beim Applaus zu sparen.
  5. Einstimmung auf die Veranstaltung
  6. Ausstieg / Anmoderation des nächsten Redners/Programmpunktes

Zu Beginn einer Veranstaltung ist das Publikum extrem aufmerkam. Diese kostbaren Momente sollte man nicht ungenutzt verstreichen lassen. Das Verlesen von Namenslisten zeugt von Lieblosigkeit und führt zu Langeweile. Das hier beschriebene, abweichende Vorgehen überrascht und unterhält. Es bietet so die besten Chancen, Sie als gute Redner*in bekannt zu machen.

Wie lange dauert eine Begrüßungsrede?

Eine Begrüßungsrede sollte nicht länger als fünf Minuten dauern. Versuchen Sie gern kürzer zu bleiben, aber hetzen Sie sich nicht. Es braucht Zeit, die Dinge richtig zu machen. Wenn Sie unter zwei Minuten brauchen, ist es wahrscheinlich zu kurz.

Warum hält man eine Begrüßungsrede?

Mit einer Begrüßungsrede bringen Sie Ihren Gästen Wertschätzung entgegen. Allein darum sollte man sie wirklich wichtig nehmen. Außerdem können Sie so die Wertigkeit Ihrer Veranstaltung betonen. Autorität speist sich unter anderem aus der Nähe zu wichtigen Personen. Zeigen Sie, was Sie zu bieten haben.

Wann sollten Sie die Teilnehmer*innen und Gäste begrüßen?

Die Begrüßungsrede gehört an den Anfang der Veranstaltung. Sie ist immer die erste Rede des Tages. Wenn Sie zu einer fixen Uhrzeit eingeladen haben, ist nicht mehr als 15 Minuten später oder wenn alle Ihren Platz gefunden haben, der richtige Zeitpunkt gekommen. Falls Sie in Ihrer Einladung davon gesprochen haben, dass Sie sich „ab X Uhr“ auf Ihre Gäste freuen, warten Sie etwas länger. Oft lässt sich dann die Begrüßungsrede z.B. mit der Eröffnung des Buffets verbinden.

Wie beginnt man eine Begrüßungsrede?

Wie jede andere Rede beginnt eine Begrüßungsrede mit einer gelungenen Einleitung. Beginnen Sie nicht gleich mit der Nennung einzelner Gästenamen. Der Redeeinstieg ist auch bei der Begrüßungsrede wichtig. Erst, wenn der Einstieg geglückt ist, ist der richtige Zeitpunkt für die Begrüßung gekommen. Machen Sie uns erst den Mund wässrig und handeln Sie dann die Pflichtpunkte ab.

Wen sollten Sie begrüßen?

Jede Veranstaltung und Feier hat Teilnehmer*innen, Gäste, Beteiligte und Ehrengäste.

  • Teilnehmer werden ganz allgemein mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder einer Entsprechung begrüßt. Hier könnten Sie aber auch kreativ werden.
  • Gäste können ebenso begrüßt werden, wenn es sich nicht um wichtige Personen oder offizielle Abgesandte handelt. Diese – wie auch besonders weit angereiste Gäste – werden wie Ehrengäste behandelt.
  • Redner und andere Personen, die einen Beitrag bei der Veranstaltung leisten, werden bei der Anmoderation Ihres Beitrages begrüßt. Sie müssen nicht zusätzlich schon bei der Begrüßung angesprochen werden. Es sei denn, Sie möchten das Interesse der Zuhörer bereits vorab wecken.
  • Ehrengäste sollten mit Namen und gegebenenfalls Funktion begrüßt werden. Wenn Sie der Nennung des Namens eine kleine Vorstellung oder ein persönliches Wort hinzufügen, ist es für den Gast und die anderen Zuhörer*innen viel lohnender. Sorgen Sie dafür, dass die Begrüßung nicht langweilig wird. Nutzen Sie die Begrüßung aktiv, um sich selbst und Ihr Anliegen ins richtige Licht zu rücken.
  • Welche Gäste zu begrüßen sind, ergibt sich aus der Rangordnung. Wie Sie diese aufstellen und aus welchen Kriterien sie sich ergibt, erkläre ich hier.

Der Ehrengast

Der Ehrengast ist ein Ehrengast, weil seine Anwesenheit eine Ehre für Sie ist bzw. er mit der Veranstaltung geehrt werden soll. Für ihn ist es eine (vielleicht sogar lästige) Pflicht. Machen Sie ihm oder Ihr die Sache mit einer ausgefeilten Begrüßung angenehm. Ehrengäste wären keine Ehrengäste, wenn sie es nicht verdient hätten oder es sich noch verdienen könnten. Begrüßen Sie typischerweise lieber einen Gast mehr als einen weniger.

Für manchen Ehrengast lohnt sich sein Kommen nur, wenn er in der Begrüßungsrede erwähnt wird. Außerdem bringt ein Ehrengast Glanz in Ihre Veranstaltung. Nicht zuletzt könnte es sich in der Zukunft auszahlen, sich den Ehrengast gewogen zu machen.

Beispiele für gelungene Begrüßungen

„Ich begrüße die Inhaberin von Spiele-Maier, Frau Maier, die uns mit Ihrer großzügigen Spende den Ausflug nach Potsdam ermöglicht hat.“ – Wird so nicht die nächste Spende gleich viel wahrscheinlicher?

„Herzlich willkommen heiße ich Direktor Maier: Er hat bereits vor fünf Jahren vohergesagt, was heute endlich zum Abschluß kommt.“ – Wetten, dass er sich gern an diese Begrüßung gern erinnern wird?

Denken Sie sich gern etwas anderes aus, um die normalen Gäste zu begrüßen. „Liebe Parteifreundinnen und Parteifreunde“, „Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ sind genauso langeweilig wie „verehrte Kolleginnen und Kollegen“. Wie wäre einmal mit „Liebe Heldinnen und Helden der Buchhaltung“? Weitere Beispiele für wenig abgedroschene Begrüßungen finden Sie hier.

Meine Geschichte

Als Abgeordnete war ich natürlich oft im Wahlkreis unterwegs. Oft genug wurde ich damals bei Veranstaltungen nicht offiziell begrüßt. Deshalb wusste dann kaum jemand, dass ich da war. Denn seien wir ehrlich: Würden Sie Ihre Abgeordnete auf der Straße erkennen? Nicht begrüßt zu werden, war eine sehr frustrierende Erfahrung für mich. Nicht, weil ich so besonders eitel bin, sondern weil es mir meinen Job so schwer gemacht hat.

Mit Mitte Dreißig ging ich nicht zum Altenkaffee, um mich zu amüsieren. Ich ging nur dorthin, damit mich meine Wähler*innen treffen konnten. Und damit meine Parteikolleg*innen mich sahen. Wenn ich nicht begrüßt wurde, dann hatte sich der Termin eher nicht gelohnt. Also: Wichtige Gäste, Menschen, von denen man etwas erwartet, Menschen, die kommen, um Ihnen einen Gefallen zu tun, müssen begrüßt werden.

Extra-Tipp

Wenn es ein Journalist*in zu Ihrer Veranstaltung geschafft hat, sollten Sie darüber nachdenken, ihn zu begrüßen. Das passiert viel zu selten. Es wird darum als echte Geste begriffen.

Zeit sparen

Wenn Sie – wie z. B. beim Neujahresempfang – extrem viele Gäste begrüßen müssen, bilden Sie bitte Gruppen. „Ich freue mich, dass so viele Abgesandte unserer Partnergemeinden mit uns feiern: Herr X, Leiter des Kunstamts aus Berlin-Neukölln, Frau Y, die Stadtkämmerin X aus Wesel und Frau Z, Bibliotheksleiterin aus Xanten.“

Achten Sie darauf, innerhalb jeder Gruppe die immer gleiche Reihenfolge (im obigen Beispiel alphabetisch nach Ortsnamen) zu nutzen. Dann machen Sie sich mit diesem Vorgehen niemandem zum Feind und alle sind froh, dass es schneller geht.

Überlegens Sie sich gut, wen Sie begrüßen möchten. Zuviel ist zuviel.

Wer hält die Begrüßungsrede?

Die Begrüßungsrede hält immer die Gastgeber*in. Diese Pflicht können Sie nicht delegieren. Aber Sie können sich dabei helfen lassen.

Wie kann man Ihnen zuarbeiten?

Nach dem Verschicken der Einladungen

  • Einladungsliste in eine Rangordnung umwandeln.
  • Absagen aus der Liste streichen – oder den Ersatz einfügen.
  • Markieren der zu begrüßenden Personen auf der Rangliste.
  • Rangordnung und Begrüßungsbedarf nachprüfen lassen.
  • Markieren Sie alle Personen, die begrüßt werden sollen und zu denen Sie mehr Informationen brauchen. Lassen Sie die Leerstellen auffüllen.

Am Tag der Veranstaltung – Wenn Sie es perfekt machen wollen

Platzieren Sie an allen Eingängen „Empfangskommittees“. Hier wird vermerkt, wer tatsächlich gekommen ist. Es wäre recht peinlich, jemanden zu begrüßen, der nicht da ist. Noch peinlicher ist es, wenn jemand wirklich wichtiges überraschend kommt und dann nicht begrüßt wird.

Bevor es losgeht, erhält die Gastgeber*in den aktuellen Stand und kann so die Begrüßungsrede gegebenenfalls anpassen.

Oder: Ganz einfach

Legen Sie alphabetische Listen mit den Namen, Titeln und Funktionsbezeichungen aller eingeladenen Gäste aus. Dann kann sich niemand vergessen fühlen. So wird es leichter, weniger Gäste namentlich zu begrüßen..

Und wenn ein Fehler gemacht wurde?

Es wurde vergessen einen wichtigen Gast zu begrüßen? Holen Sie es einfach nach. Dazu findet sich immer eine Gelegenheit. Sagen Sie nicht, dass Sie den Gast vergessen haben. Warten Sie nicht bis zum Abschluss der Veranstaltung.

Jemand ärgert über seine Einstufung auf der Rangliste? Eine Entschuldigung tut nicht weh und kostet nichts. Wem die Rangordnung so wichtig ist, dass er sich selbst beschwert, der hat eine Entschuldigung verdient. In jedem Fall. (Auch wenn wir selbst denken, dass die Beschwerde unberechtigt ist. In diesen Dingen hat jeder seine eigene Wahrheit.)

Wann ist eine Begrüßungsrede nicht angemessen?

Bitte planen Sie keine Begrüßungsrede für Trauerfeiern, Beerdigungen oder Gedenkfeiern ein. Zu einem traurigen Anlass kann man niemanden voller Schwung willkommen heissen.

Falls Sie es für angemessen halten, können Sie eventuell anwesende Ehrengäste in der Hauptrede ansprechen. Auch das gibt Ihnen die Möglicheit sich für das Kommen und die gezeigte Anteilnahme zu bedanken.

Vielleicht wollen Sie z.B. die Trauernden trösten. Dann dürfen Sie sie dazu natürlich direkt ansprechen.

* Gern helfe ich Ihnen dabei, mit Ihrer Begrüßungsrede wesentlich zum Gelingen der Veranstaltung beizutragen.

** Die einzigen, die zahlreich erscheinen können, sind Schwangere und Menschen mit multiplen oder gespaltenen Persönlichkeiten … Wer zu einem Ort oder einer Veranstaltung gegangen ist und dann nicht weiß, wo er ist, braucht wahrscheinlich Hilfe.

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